Comment impliquer les équipes en travail collaboratif pendant tout le processus de réunion ?
Nombreux sont les collaborateurs qui pensent que leur présence en réunion est inutile. Pour autant ils sont très peu à oser décliner les invitations aux réunions (75% ont du mal à refuser).
Dans cet article, nous vous livrons quelques conseils pour que vos collaborateurs se sentent impliqués et considérés, pendant vos réunions.
Le traditionnel brainstorming où les participants lancent à la volée des idées ensuite annotées sur un tableau n’a plus vraiment la cote. Ce type de format de réunion incite en général les personnalités les plus extraverties à prendre l’ascendant sur les plus timides qui, eux, n’arriveront ni à défendre une idée sans se faire couper, ni même à proposer une base.
Le travail collaboratif est aujourd’hui mis à l’honneur dans les réunions. Cette méthode de travail se traduit par une culture du partage, basée sur l’entraide afin que les collaborateurs avancent ensemble vers des objectifs communs. Chacun est impliqué dans le projet et partage ses connaissances, expériences, savoirs.
Impliquer les collaborateurs en amont
Il est important d’informer vos collaborateurs au sujet de la réunion en amont, avec la diffusion de l’ordre du jour, à tous les participants.
L’ordre du jour est un document qui à toute son importance pour assurer la réussite de vos réunions. Vos collaborateurs seront tenus informés des sujets qui seront abordés et des objectifs de la réunion. Ils pourront prendre connaissance de documents, préparer la réunion et leur intervention.
C’est tout un processus favorisant le collaboratif, dans le but de diminuer les problèmes liés à l’implication de vos collaborateurs, en réunion.
Impliquer les collaborateurs pendant la réunion
Il est essentiel de les stimuler et les impliquer, au risque de les voir faire autre chose, comme consulter leurs mails, ou surfer sur les réseaux sociaux.
Solliciter dès que possible les collaborateurs pour présenter ce qu’ils ont préparé et donner un temps de parole à chacun. Ecouter leurs propositions, peut être une façon de les impliquer pleinement à la réunion.
La « gamification », nouveau format de réunion a pour but de réveiller les réunions. Le principe est d’avoir recours à des animations tout au long de la réunion, de façon à stimuler la participation de tous.
Les outils collaboratifs sont centraux pour ce style de réunion. Ce sont les fonctionnalités d’animation de ces outils qui sont exploitées.
Parmi elles, il y a les :
– quiz
– sondages
– votes
– brainstorms, tours de table…
Tout cela permettra en fin de compte de les impliquer, prendre en considération leurs avis, et justifier leur présence à la réunion.
Instaurer un esprit collaboratif
À la fin de chaque réunion, des décisions sont prises et des actions sont à mettre en place. C’est donc au travers du suivi des actions que vous continuerez à impliquer vos collaborateurs, une fois la réunion finalisée.
Comme les réunions se suivent, il est nécessaire de tenir tout le monde au courant de l’avancée des actions. Sans communication et implication de chacun, les réunions suivantes n’auraient aucun sens et se verraient ainsi inutiles. C’est pourquoi il est important de maintenir ce suivi et cet esprit d’équipe entre chaque réunion.
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