L’élaboration de vos évènements professionnels demande beaucoup d’investissement en termes de temps et d’argent, une organisation plus que parfaite et… un brin de créativité. Car, quelle que soit la nature de votre évènement, votre objectif reste le même : vous voulez impressionner vos invités, marquer les esprits pour faire passer votre message…
On a souvent tendance à vouloir optimiser chaque minute d’un séminaire d’entreprise pour le rentabiliser. Attention à ne pas tomber dans l’excès avec des plages de travail trop importantes ou un séminaire 100% fun. Dans les 2 cas, cela peut être mal perçu par les collaborateurs et vous conduire à organiser un séminaire raté. En tant qu’organisateur du séminaire, il vous faudra ainsi définir un équilibre entre différents temps dédiés.
Le temps dédié aux réunions de travail et aux échanges d’idées
Tout d’abord, il faut commencer par définir l’ensemble des sujets à évoquer et la manière dont ils seront abordés – discours, ateliers, brainstorming… – pendant votre séminaire. A partir de là, vous pourrez alors bloquer un temps de travail effectif dans votre programme. Attention, à ne pas diffuser trop de visuels powerpoint qui peuvent rapidement ennuyer vos participants.
Le temps ludique et festif
Il s’agit de plages horaires prévues pour des activités centrées autour de la convivialité et les échanges. Cela inclut les activités de team building, les animations avant/pendant/après les repas, les animations de soirées etc… Les séminaires sont souvent l’occasion pour les équipes de se retrouver toutes réunies. Il est donc nécessaire de prévoir ces temps de respiration pour favoriser ces discussions informelles lors de pauses cafés gourmandes, d’apéritifs, de déjeuners, de dîners… et cela est à anticiper dès l’organisation du séminaire. Cet esprit convivial aura des retombées bénéfiques sur l’ambiance de l’équipe à long terme.
Le temps logistique
En fonction du lieu de votre séminaire, ce temps peut ne pas être négligeable et parfois représenter 2 demi-journées pour l’aller-retour. Surtout si vous réunissez une population répartie sur tout le territoire en un même lieu ! Il faut ainsi compter les temps de transport (train, avion, voiture) et les temps de transfert (bus, voiture vers les lieux de vie, de réunion ou de repas).
Voici l’exemple d’une journée type :
Elle doit être organisée avec soin et son programme doit être intéressant afin de donner envie de venir. Le programme doit tenir compte des besoins des participants et se concentrer sur un seul thème. Il est essentiel de prévoir des temps d’échanges durant la journée à travers des pauses café ou des activités, ce qui sera apprécié par les participants.
- 09h00 Accueil café/petit déjeuner
- 09h30 Message de bienvenue
- 10h00 discours / ateliers
- 11h00 Pause
- 11h15 Discussion d’experts
- 12h15 Mot de la fin
- 12h30 Déjeuner
- 14h30 Ateliers, brainstorming
- 16h00 Activités diverses
- 19h00 Soirée animée
